Tổng đài điện thoại là gì? Tác dụng ra sao?
Tổng đài điện thoại là vật dụng cần thiết cho các công ty, doanh nghiệp, nhà hàng, khách sạn, để sở hữu 1 tổng đài hợp lý với công ty hay doanh nghiệp mình thì quý khách hàng nên tìm hiểu về chúng trước khi lắp đặt. Trong bài viết này chúng tôi xin đề cập đến khái niệm và tác dụng của tổng đài nội bộ.
1. Khái niệm tổng đài điện thoại
Tổng đài là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp.
Xu hướng lắp đặt tổng đài điện thoại cho công ty ngày càng phát triển lớn mạnh, nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng nhiều, hàng loạt nhà cung cấp ra đời dẫn đến giá thành lắp đặt và cước điện thoại ngày càng rẻ. Tuy nhiên việc trang bị cho mỗi cá nhân 1 số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buột doanh nghiệp phải suy nghĩ lại vì chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa, liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc.
Một số điện thoại duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hế thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc. Hơn thế nữa, nếu tận dụng được hết các tính năng sẵn có, người sử dụng sẽ giảm thiếu một số yêu cầu đầu tư khác mà hệ thống tổng đài nội bộ đã tích hợp sẵn.
2. Hệ thống tổng đài bao gồm những gì?
– Tổng đài điện thoại: bộ trung tâm chuyên xử lý, chuyển mạch tất cả các cuộc gọi, tín hiệu đàm thoại, tín hiệu số…
– Đường trung kế (đường line bưu điện từ nhà cung cấp mạng điện thoại công cộng)
– Máy nhánh: bao gồm tất cả các điện thoại bàn, điện thoại mẹ bồng con, máy in, máy fax…
– Hộp cáp: nơi tập trung dây tín hiệu, dùng để đấu nối các thiết bị đầu cuối… nhằm chống sét và phục vụ công tác bảo hành, bảo trì về sau trở nên đơn giản hơn.
Những phụ kiện thêm của tổng đài bao gồm:
– Bộ nguồn dự phòng: Nguồn dự phòng sẽ kết nối trực tiếp vào tổng đài phòng khi cúp điện, đảm bảo sự hoạt động của tổng đài khi mất điện.
– Bàn giám sát DSS: Nhận biết tình trạng của máy nhánh trong hệ thống (gác máy, bận máy, trung kế bận, trung kế rảnh…)
– Hiển thị số gọi đến(CID) có 3 loại tùy thuộc vào dòng tổng đài mà ta đang sử dụng
+ Tổng đài tích hợp sẵn. Hiển thị trực tiếp trên các điện thoại bàn (có màn hình). Tổng đài Panasonic KX-TDA100D, Panasonic KX-NS300,Tổng đài IKE
+ Hộp hiển thị số gọi đến nằm độc lập với tổng đài gắn thêm vào. Thường gặp ở tổng đài điện thoại ADSUN
+ Card hiển thị số gọi đến: dành riêng cho các dòng tổng đài không tích hợp sẵn phải nâng cấp riêng ra. Ví dụ như tổng đài điện thoại panasonic KX-TES824
Xem thêm:
>> Tìm hiểu chung về điện thoại VOIP
3. Tác dụng của tổng đài
Khả năng đàm thoại tay ba: Khả năng nói chuyện đồng thời tám người nghe thì chỉ có một số hãng vvvvcao cấp như SIEMENS mới làm được, còn các hãng khác thông thường chỉ cho phép được 4 hay 5 người cùng nghe nói chuyện cùng một lúc. Tính năng này nó còn gọi là hội nghị thoại. Văn phòng bạn có khoảng 10 chi nhánh ở các tỉnh trong và ngoài nước chẳng hạn bạn có thể thông qua hình thức hội nghị thoại để nhóm họp, hội nghị với nhau trao đổi những nôi dung cần thiết và nhanh nhất.
Khả năng cướp máy cuộc gọi tới: Đây là khả năng chủ động của người nghe khi biết người gọi tới là người yêu mình vừa nháy máy, hay người được gọi lại không có mặt ở chỗ ngồi. Tại vị trí của mình bạn có thể cướp máy để được nghe thoại trước hoặc trả lời giúp đồng nghiệp vắng mặt.
Tính năng hộp thư thoại : Đây là một tính năng tùy chọn tích hợp ở dạng moddun cho Tổng đài điện thoại thế hệ mới với lời chào khách hàng và chờ quay số máy lẻ, và đồng thời có bộ nhớ được chia nhỏ tùy mức độ cho phép thiết lập với các vị trí quan trọng trong công ty. Khi vắng mặt, cá nhân đó sẽ thông báo vắng mặt và xin để lời nhắn cho nội dung cần bàn hoặc công việc thay đổi. Nhằm mục đích luôn duy trì được thông tin cần thiết nhất quan trọng nhất.
Tính năng tích hợp những thiết bị ngoại vi khác: như máy tính cá nhân, mạng LAN nội bộ nhằm mục đích giám sát và kiểm tra chế độ hoạt động của hệ thống Tổng đài điện thoại. Đồng thời giám sát được thông tin cước điện thoại thông qua phần mềm tính cước chạy trên máy tính để thống kê được cước thoại cho một quãng thời gian nhất định. Tính năng này rất phù hợp khi công ty có quy mô lớn và công việc kiểm sóat gọi ra là cần thiết.
