Có cần thiết phải lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng?
Như chúng ta đã biết, tổng đài điện thoại là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu cuối có thể liên lạc lẫn nhau. Cho phép thực hiện các cuộc gọi ra ngoài trên một số thuê bao của các nhà cung cấp Viettel hoặc VNPT. Các doanh nghiệp ngày càng phát triển, theo đó nhu cầu trao đổi thông tin qua điện thoại cũng càng nhiều hơn. Đặc biệt với các doanh nghiệp chăm sóc khách hàng qua điện thoại, lắp đặt tổng đài cho văn phòng là cần thiết.
Lắp đặt tổng đài điện thoại giúp tiếp cận khách hàng hiệu quả, nâng cao tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong kinh doanh. Ngoài ra lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí liên lạc và lắp đặt tổng đài điện thoại giúp tăng hiệu quả liên lạc nội bộ giữa các phòng ban, hay giữa các công ty khách hàng, đối tác.
Lắp đặt tổng đài điện thoại giúp việc quản lý thông tin liên lạc và các cuộc gọi sẽ được kiểm soát, quản lý dễ dàng. Công ty có thể cho phép hoặc không cho phép máy thực hiện cuộc gọi nào thông qua hệ thống tổng đài điện thoại.
Yêu cầu khi lắp đặt một hệ thống tổng đài điện thoại chất lượng:
– Hệ thống tổng đài điện thoại có chức năng thiết lập đường dây nóng. Hỗ trợ dịch vụ gọi thông báo sự cố, giải quyết các khiếu nại và sự cố cho khách hàng.
– Hệ thống tổng đài điện thoại có thể hiển thị số cuộc gọi đến, trong nội bộ cũng như số từ bên ngoài vào.
– Hệ thống tổng đài điện thoại có chức năng thống kê cuộc gọi, nhật ký cuộc gọi
Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ văn phòng cần lưu ý gì?
- Lựa chọn tổng đài
Như đã đề cập ở mục trước, tổng đài đang có 2 dạng phổ biến đó là tổng đài Analog (tổng đài truyền thống) và tổng đài ảo (tổng đài VoIP).
Nếu bạn đã có hệ thống điện thoại Analog, hãy cân nhắc xây dựng hệ thống tổng đài ảo mới để có những tính năng có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng và thay đổi liên tục của Doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu bạn đã đầu tư rất nhiều trang thiết bị và muốn tận dụng lại hệ thống cũ thì hãy sử dụng những VoIP Gateway nhằm chuyển đổi tín hiệu Analog sang VoIP
- Xác định nhu cầu Doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu về hệ thống tổng đài nội bộ khác nhau. Có những Doanh nghiệp chỉ cần nghe gọi cơ bản nhưng cũng có nhiều Doanh nghiệp cần các nhu cầu cao hơn như tổng đài tích hợp CRM, tích hợp nhiều kênh tương tác, đồng bộ dữ liệu…
Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định trước số lượng người dùng để có thể xây dựng hoặc thuê hệ thống phù hợp. Chính vì vậy bạn cần nhìn nhận tình hình hiện tại để lên kế hoạch xây dựng hệ thống tổng đài nội bộ cho văn phòng của mình.
- Lựa chọn đầu số phù hợp
Sau khi đã xác định được nhu cầu của Doanh nghiệp. yếu tố thứ 2 bạn cần xem xét đó là nên sử dụng đầu số nào cho tổng đài nội bộ văn phòng của mình. Có 4 dạng đầu số chính hiện nay có thể sử dụng đó là:
Đầu số 1900
Đầu số 1800
Đầu số cố định
Đầu số Mobi SIP
- Lựa chọn thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối giúp tiếp nhận cuộc gọi hoặc thực hiện các cuộc gọi đi từ Tổng đài. Lựa chọn thiết bị phù hợp sẽ giúp năng suất cũng như chất lượng cuộc gọi của các Điện thoại viên (Agents) được nâng cao.
Nếu bạn thường xuyên di chuyển thì lựa chọn Softphone là điều cần thiết. Tuy nhiên nếu bạn và nhân viên chỉ nghe và gọi điện thoại với khách hàng ở tại văn phòng thì bạn nên chọn lựa IP Phone hoặc Tai nghe tổng đài cho mình.
>> Ổ cắm mạng là gì? Những thông tin về ổ cắm mạng
- Trang bị đường truyền internet ổn định
Đường truyền Internet là điều kiện bắt buộc phải có để cho tổng đài nội bộ văn phòng của bạn được hoạt động. Mặc dù cuộc gọi VoIP chiếm khá ít băng thông, nhưng bạn cũng nên trang bị đường truyền riêng để tránh quá nhiều thiết bị ngoại vi truy cập sử dụng internet dẫn tới cuộc gọi không được ổn định.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên trang bị từ 1 – 2 đường truyền mạng dự phòng (backup) để đề phòng trường hợp đường truyền chính gặp sự cố.
Khi bạn cần tư vấn hay lắp đặt tổng đài nội bộ hãy liên hệ Hotline: 09.111.444.26 để được tư vấn nhanh nhất.
