Vì sao nên sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ?
Hệ thống tổng đài đã trở nên quen thuộc với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp chăm sóc khách hàng như nhà mạng, chuỗi cửa hàng, chuỗi siêu thị, văn phòng nhiều chi nhánh,… Một số doanh nghiệp có thể cũng đang tìm hiểu về tổng đài để trang bị một hệ thống. Vậy tổng đài mang đến lợi ích gì? Vì sao nên sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ? Cùng tham khảo trong bài viết này nhé!
>> Có cần thiết phải lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng?
- Tổng đài điện thoại là gì?
Là một hệ thống được sử dụng để kết nối các bộ phận khác nhau nhằm thiết lập cuộc gọi. Nhờ chuyển mạch giúp các thiết bị đầu cuối liên hệ cho nhau. Cho phép gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp. Hệ thống này có tất cả các thiết bị nghe gọi để xử lý tất cả tín hiệu, cuộc gọi trong và ngoại mạng.
Có 3 loại tổng đài là: Tổng đài analog, Tổng đài IP và Tổng đài ảo.
- Vì sao nên sử dụng tổng đài nội bộ
Việc trang bị cho mỗi nhân viên 1 số điện thoại cố định tốn nhiều chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa, danh bạ hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi tìm được số điện thoại để liên hệ công việc. Nhưng khi lắp đặt tổng đài điện thoại thì mọi hạn chế đó sẽ được khắc phục một cách dễ dàng. Thông qua hệ thống này, cuộc gọi được thực hiện liên hệ qua 1 đầu số duy nhất.
– Liên lạc giữa các phòng ban trong công ty dễ dàng, bạn chỉ cần gọi, nghe lời chào rồi bấm phím chọn bộ phận cần gặp.
– Thuận lợi cho việc chăm sóc khách hàng bởi có thể ghi âm để nắm được phản hồi khách hàng, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
– Tổng đài có API tích hợp các phần mềm CRM, ERP giúp kết nối vào tổng đài để biết thông tin khách hàng khi gọi đến, lưu được lịch sử cuộc gọi, File ghi âm ngay trên phần mềm CRM.
– Tổng đài Telesale thực hiện được nhiều cuộc gọi cùng lúc nên tiết kiệm được cước phí gọi ra….thường sử dụng cho bộ phận Telesales.
– Cần tích hợp các đầu số cũ lên tổng đài hoặc chọn các đầu số mới.
– Tổng đài điện thoại giúp tiếp nhận bất kỳ cuộc gọi nào của khách hàng cho dù không có nhân viên trực ở đó.
Tiếp nhận tất cả các cuộc gọi đến của khách hàng
Khách hàng có thể cảm thấy khó chịu khi họ gọi cho văn phòng của bạn và không ai nhận cuộc gọi khi cần thiết. Lắp đặt tổng đài điện thoại sẽ đảm bảo điều này không xảy ra vì mọi cuộc gọi đều được tiếp nhận. Việc tư vấn chăm sóc khách hàng chu đáo và hiệu quả hơn, kể cả khi không có mặt ở văn phòng nhờ tính năng ghi âm cuộc gọi.
Tăng hiệu quả cuộc gọi
Tổng đài điện thoại giúp khách hàng gọi đến đúng người cần gặp. Bằng cách tự động định tuyến cuộc gọi của họ đến tiện ích mở rộng hoặc bộ phận ngay lập tức, tổng đài có thể giảm đáng kể số bước mà khách hàng phải trải qua.
Cải thiện chất lượng dịch vụ
Cho phép các cuộc gọi được chuyển đến nhân viên từ xa, bất cứ nơi nào họ đang có. Từ đó mang lại dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.
Tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn
Mang lại ấn tượng chuyên nghiệp cho khách hàng. Tăng độ tin cậy của khách hàng đối với doanh nghiệp. Cùng lúc doanh nghiệp có thể tiếp nhận yêu cầu từ nhiều khách hàng hơn.
Chi phí bảo trì thấp
Lắp đặt hệ thống điện thoại tổng đài hiện đại có giá cả phải chăng hơn nhiều so với việc bảo trì và cơ sở hạ tầng. Ngoài ra, tương tự như một kênh liên lạc chung và chính thống của các doanh nghiệp, tổng đài điện thoại mang đến những lợi ích vô cùng lớn cho doanh nghiệp bao gồm:
- Chức năng bảo mật tối ưu nhất cho các cuộc gọi trong nội bộ doanh nghiệp …
- Không mất cước phí bưu điện khi liên lạc nội bộ và tiết kiệm chi phí mua điện thoại riêng lẻ cho từng nhân viên trong nội bộ công ty.
- Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
- Hỗ trợ chặn các cuộc gọi không mong muốn, tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở, chi nhánh của doanh nghiệp với nhau để giao dịch không mất phí, chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
- Khả năng quản lý chi tiết thông tin cuộc gọi và quản lý chi phí gọi của từng cá nhân.
- Có thể cài đặt chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty ở thời điểm khác nhau theo mong muốn như trong giờ làm việc, giờ nghỉ trưa hay ngoài giờ hành chính…
- Khi có khách hàng gọi đến có chức năng cài đặt sẵn lời chào, trả lời tự động có thể giúp trả lời khách hàng tự động khi không có nhân viên trực hoặc tư vấn…
Tổng đài điện thoại rất phù hợp với những doanh nghiệp lớn, quản lý số đông lượng nhân viên, công ty có nhiều chi nhánh, hoặc các công ty có tổng đài chăm sóc khách hàng, có nhu cầu sử dụng điện thoại nhiều hay hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử…
-
Dịch vụ lắp đặt tổng đài điện thoại Nam Thái
Nam Thái với nhiều năm thi công lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng, chúng tôi sẽ tiến hành theo các bước sau:
Trang bị các thiết bị cần thiết
Khi lắp tổng đài doanh nghiệp cần trang bị các thiết bị như: các đầu số SIP được cung cấp bởi các nhà mạng lớn như FPT, CMC, VNPT…, điện thoại IP phone. Thậm chí có thể tận dụng điện thoại analog sẵn có, kết nối với thiết bị chuyển đổi Gateway. Dùng máy tính bàn, laptop, di động, tablet, tai nghe (nếu có)… để sử dụng tổng đài. Ngoài ra, bạn còn cần trang bị Hệ thống mạng Internet và dây Lan.
Lựa chọn nhà cung cấp
Hiện tại, có các rất nhiều nhà cung cấp tổng đài điện thoại có thể lựa chọn. Được phân chia bởi các hãng sau: Panasonic, Siemens, Ericsson, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, , LG, Samsung…
Việc lựa chọn thương hiệu nào sẽ đi kèm với đơn giá và chất lượng kèm theo. Tùy vào ngân sách và quy mô doanh nghiệp, sự yêu thích, chất lượng mà bạn có thể lựa chọn nhà cung cấp tổng đài điện thoại phù hợp. Sau khi chọn được nhà cung cấp, bạn sẽ chọn gói tổng đài phù hợp. Chẳng hạn như AntTel có các gói 5, 10, 20 ,50 người dùng. Lúc này, nếu bạn chưa có đầu số SIP. Bạn có thể nhờ nhà cung cấp tổng đài hỗ trợ chọn đầu số. Hiện tại có nhiều nhà cung cấp đầu số SIP như FPT, VNPT, CMC…để bạn chọn lựa.
Triển khai lắp đặt hệ thống tổng đài
Sau khi đã có đầy đủ thiết bị, đã đăng ký đầu số. Nam Thái sẽ tiến hành lắp đặt hệ thống điện thoại. Sẽ mất vài ngày nếu doanh nghiệp bạn là một công ty nhỏ với ít hơn 50 người dùng. Nếu công ty bạn có quy mô lớn hơn thì công tác triển khai có thể kéo dài vài tháng. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp chỉ cần thông tin các thông tin cần thiết cho Nam Thái. Sau khi triển khai lắp đặt xong, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng ngay tổng đài.
Thanh toán và bảo hành, bảo trì
Sau khi hoàn thành lắp đặt Nam Thái sẽ chuyển giao hệ thống, hướng dẫn sử dụng cho khách hàng và tiến hành thanh toán dịch vụ. Việc bảo hành, bảo trì sẽ được thực hiện theo hợp đồng thi công. Mọi trang thiết bị sẽ được bảo hành chính hãng, dịch vụ hỗ trợ 24/7.
Mọi thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TMDV NAM THÁI
Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà B3, KĐT Mỹ Đình 1, P.Cầu Diễn, Q.Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội
Điện thoại: 0247.77.99.555 – 09.111.444.26
Email: info@namthaigroup.com
Website: https://thietbiso24h.com
